Von der Analyse zur besseren Formulierung

Vertragsanalyse systematisch umsetzen

Eine Vertragsanalyse allein reicht nicht aus. Entscheidend ist die systematische Umsetzung: Befund priorisieren, Zielrahmen definieren, überzeugende Vorschläge formulieren und alle Änderungen dokumentieren. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie von der Analyse zur erfolgreichen Verhandlung gelangen.

Zielgruppe: Vertragsmanager, Geschäftsführer und Projektleiter in Wartungsunternehmen für Turbinen, Anlagen und Maschinen.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum systematische Umsetzung wichtig ist
2. Die vier Umsetzungsschritte
3. Checkliste: Verhandlungsstrategie umsetzen
4. Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden

Warum systematische Umsetzung wichtig ist

Eine Vertragsanalyse ohne systematische Umsetzung ist wie eine Diagnose ohne Therapie. Viele Unternehmen analysieren Verträge gründlich, scheitern aber bei der Umsetzung: Unklare Prioritäten, fehlende Verhandlungsstrategien und mangelnde Dokumentation führen zu unvollständigen Verbesserungen.

Typische Umsetzungsprobleme:

• Befund wird nicht priorisiert (alles gleich wichtig)
• Keine klaren Verhandlungsziele definiert
• Vorschläge ohne Begründung und Alternativen
• Verhandlungen werden nicht dokumentiert

Rechtlicher Rahmen:

Vertragsverhandlungen sind nach § 311 BGB Teil der Vertragsanbahnung. Beide Parteien haben Treu und Glauben zu beachten (§ 242 BGB). Dokumentation hilft bei späteren Streitigkeiten über Verhandlungsinhalte.

Die vier Umsetzungsschritte

2.1 Befund priorisieren

Typische Formulierung:

"Alle gefundenen Probleme müssen behoben werden."

Risiko:

Ohne Priorisierung wird alles gleich wichtig behandelt. Verhandlungszeit wird verschwendet, wichtige Punkte bleiben ungelöst.

Empfehlung:

Priorisieren Sie nach Risiko und Verhandlungsfähigkeit:

• Kritisch (Must-Have): Existenzbedrohende Risiken, die verhandelt werden müssen
• Wichtig (Should-Have): Hohe Risiken, die verhandelt werden können
• Wünschenswert (Could-Have): Niedrige Risiken, die verhandelt werden könnten
• Später (Won't-Have): Unwichtige Punkte oder nicht verhandelbar

Priorisierungsmatrix:

"Bewerten Sie jeden Befund nach Risikohöhe (1-5) und Verhandlungsfähigkeit (1-5). Kritisch sind alle Punkte mit Risiko 4-5 und Verhandlungsfähigkeit 3-5. Beginnen Sie Verhandlungen mit den kritischen Punkten."

Rechtsgrundlage:

Priorisierung ist Teil der ordnungsgemäßen Geschäftsführung nach § 43 GmbHG bzw. § 93 AktG.

2.2 Zielrahmen definieren

Typische Formulierung:

"Wir verhandeln bessere Bedingungen."

Risiko:

Unklare Ziele führen zu unstrukturierten Verhandlungen. Keine Erfolgsmessung, keine Verhandlungsstrategie.

Empfehlung:

Definieren Sie klare Zielrahmen:

• Best Case: Idealziel, das schwer erreichbar ist
• Target: Realistisches Ziel, das erreicht werden sollte
• Walk-Away: Mindestziel, unter dem nicht verhandelt wird
• Alternative: Plan B, falls Verhandlungen scheitern

Zielrahmen-Beispiel:

"Haftungsobergrenze: Best Case 2 Millionen EUR, Target 5 Millionen EUR, Walk-Away 10 Millionen EUR. Alternative: Haftungsausschluss für Folgeschäden verhandeln."

Rechtsgrundlage:

Klare Verhandlungsziele sind Teil der ordnungsgemäßen Geschäftsführung und helfen bei der Treuepflicht nach § 242 BGB.

2.3 Vorschlag formulieren

Typische Formulierung:

"Die Haftungsobergrenze ist zu hoch."

Risiko:

Nur Probleme benennen, keine Lösungen anbieten. Verhandlungspartner fühlt sich angegriffen, keine konstruktiven Gespräche möglich.

Empfehlung:

Formulieren Sie konkrete Vorschläge mit Begründung:

"Statt unbeschränkter Haftung schlagen wir eine Haftungsobergrenze von 5 Millionen EUR vor. Dies entspricht dem 200-fachen des Auftragswerts und ist branchenüblich. Bei höheren Schäden greift die Betriebshaftpflichtversicherung."

Vorschlag-Struktur:

1. Problem: Aktuelle Klausel benennen
2. Vorschlag: Konkrete Alternative anbieten
3. Begründung: Rechtliche oder wirtschaftliche Gründe
4. Trade-off: Was Sie dafür anbieten
5. Alternative: Zweitbeste Lösung

Rechtsgrundlage:

Konkrete Vorschläge erfüllen die Verhandlungsfreiheit nach § 311 BGB und helfen bei der Einigung.

2.4 Protokollieren und nachhalten

Typische Formulierung:

"Wir verhandeln mündlich und schauen, was dabei herauskommt."

Risiko:

Mündliche Verhandlungen führen zu Missverständnissen. Keine Nachverfolgung, keine Dokumentation für spätere Streitigkeiten.

Empfehlung:

Dokumentieren Sie alle Verhandlungen:

"Jede Verhandlung wird protokolliert mit: Datum, Teilnehmer, besprochene Punkte, Vorschläge, Vereinbarungen, offene Punkte. Protokoll wird nach Verhandlung verschickt und von beiden Parteien bestätigt."

Protokoll-Struktur:

• Verhandlungsrunden: Datum, Teilnehmer, Dauer
• Besprochene Punkte: Problem, Vorschlag, Status
• Vereinbarungen: Was wurde beschlossen
• Offene Punkte: Was noch geklärt werden muss
• Nächste Schritte: Wer macht was bis wann

Rechtsgrundlage:

Protokolle sind Beweismittel nach § 286 ZPO und helfen bei der Dokumentation von Verhandlungsinhalten.

Checkliste: Verhandlungsstrategie umsetzen

Tipp: Nutzen Sie diese Checkliste für jede Verhandlung. Dokumentieren Sie alle Entscheidungen und deren Begründung.

Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden

Häufige Fehler bei der Umsetzung von Vertragsanalysen und empfohlene Gegenmaßnahmen

Fehler	Folge	Gegenmaßnahme
Keine Priorisierung der Befunde	Verhandlungszeit verschwendet, wichtige Punkte ungelöst	Risiko-Bewertung und Verhandlungsfähigkeit prüfen
Unklare Verhandlungsziele	Unstrukturierte Verhandlungen, keine Erfolgsmessung	Best Case, Target und Walk-Away definieren
Nur Probleme benennen	Verhandlungspartner fühlt sich angegriffen	Konkrete Vorschläge mit Begründung formulieren
Keine Trade-offs anbieten	Einseitige Forderungen, keine Einigung möglich	Gegenleistungen für alle Forderungen definieren
Mündliche Verhandlungen ohne Protokoll	Missverständnisse, keine Nachverfolgung	Alle Verhandlungen schriftlich protokollieren
Keine Nachverfolgung offener Punkte	Wichtige Punkte bleiben ungelöst	Systematische Abarbeitung mit Deadlines

FAQ